Die manuellen Führerscheinkontrollen sind zeitaufwändig und komplex für Unternehmen. Sie erfordern das Sammeln, Überprüfen und Dokumentieren der Führerscheine jedes Mitarbeiters, sowie die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und interner Richtlinien. Dies beansprucht viel Zeit und Ressourcen und kann die Effizienz beeinträchtigen. Auch für die Mitarbeiter sind die manuellen Führerscheinkontrollen mit erheblichem Aufwand verbunden, da diese hierfür extra das Büro aufsuchen müssen.

So läuft die manuelle Kontrolle ab:

1. Bei jeder Kontrolle muss der Führerschein im Original vorgelegt werden
2. Die Kontrolle muss dokumentiert werden. Zur manuellen Dokumentation nutzen Sie gerne das Carmada Formular zur Führerscheinkontrolle
3. Zum Formular legen Sie jeweils eine Kopie des Führerscheins an und vermerken Sie auf der Kopie das aktuelle Datum.
4. Anschließend müssen sowohl der Mitarbeiter/die Mitarbeiterin als Führerscheininhaber(in), als auch die Kontrollperson die Übereinstimmung der Daten per Unterschrift bestätigen.
5. Hinterlegen Sie im CARMADA System unter Fahrer – Details das Datum der letzten Führerscheinkontrolle

Für Dokumentationszwecke empfehlen wir das folgende Vorgehen:

1. Legen Sie sich einen separaten Aktenordner an
2. Im ersten Teil sollte ein Deckblatt und einer Anweisung für die Aktenanlage und Führerscheinkontrollen liegen
3. Im zweiten Teil die Prüfungsformulare und Kopie des Führerscheins sortiert in einem Register nach Nachnamen der Fahrer

Achtung:
Die Zuordnung von Führerscheinkopien zu den Personalunterlagen unterliegt datenschutzrechtlichen Bestimmungen. Es ist dafür zu sorgen, dass nur berechtigte Personen (Personalmitarbeiter,
Fuhrparkmanager bzw. damit beauftragte Personen) Einsicht erhalten. Wenn der Fahrer trotz Aufforderung der Kontrolle des Führerscheins nicht nachkommt, muss der Fuhrparkmanager unverzüglich reagieren. Letztes Mittel ist hierbei der Dienstwagenentzug durch den Arbeitgeber / Halter.

Prozesse durch digitale Kontrollen optimieren

Digitale Verfahren wie die elektronischen Führerscheinkontrollen von CARMADA können den Prozess automatisieren und die manuellen Führerscheinkontrollen ersetzen. Die Führerscheine der Mitarbeiter werden hierbei in nur wenigen Minuten durch digitale moderne Verfahren z.B. via App und Texterkennungssoftware geprüft und rechtskonform dokumentiert. Dies spart Zeit und reduziert menschliche Fehler.

DAS KÖNNTE SIE AUCH INTERESSIEREN
Report – Übersicht Führerscheinkontrollen
Manuelle Führerscheinprüfung dokumentieren