Einfach Steuern sparen mit dem elektronischen Fahrtenbuch
Alle Fahrten, die Mitarbeiter in Fahrzeugen des Unternehmens machen, müssen für das Finanzamt sorgfältig dokumentiert werden. Dies geschieht in einem Fahrtenbuch. Es händisch zu führen, kostet allerdings viel Zeit und ist fehleranfällig.
Ein elektronisches Fahrtenbuch hingegen schreibt sich automatisch selbst und greift dabei auf GPS-Technik zurück. Es kommt so nicht zu Fehlern, keine Fahrt wird vergessen und das Finanzamt erhält eine lückenlose Aufstellung.
Der Ablauf in drei Schritten
Bestellung
Sie möchten Steuern sparen und Ihre Mitarbeiter entlasten? Dann bestellen Sie die gewünschte Anzahl an elektronischen Fahrtenbüchern ganz einfach über CARMADA. Die benötigte Hardware bekommen Sie dann an Ihren Wunschort zugeschickt.
Installation
Damit Sie Ihr elektronisches Fahrtenbuch nutzen können, muss im jeweiligen Fahrzeug eine Ortungsbox angebracht werden. Diese kann entweder selbst oder von einer Fachkraft eingebaut werden. Der Einbau ist schnell und einfach erledigt. Bei der Installation durch eine Fachkraft können wir aber sicherstellen, dass die Signale einwandfrei übertragen werden.
Datentransfer
Sobald Ihre Fahrer das Fahrzeug anlassen, beginnt das elektronische Fahrtenbuch automatisch mit der Aufzeichnung. Es kann also nicht mehr passieren, dass ein Fahrer die Startzeit oder den aktuellen Kilometerstand festzustellen vergisst und am Ende der Fahrt schätzen muss. Da die Fahrten zwar bearbeitet, aber nicht gelöscht werden können, sind die Aufzeichnungen stets vollständig in CARMADA erfasst.
Rechtskonformer Nachweis für das Finanzamt
Sie können das elektronische Datenbuch jederzeit herunterladen und ausdrucken – sei es für Ihre persönliche Dokumentation oder für die Einreichung bei den Behörden. Manche Nutzer analysieren die Daten gern im Ausdruck, um Optimierungen der Routenplanungen vornehmen zu können. Außerdem haben Sie immer die Möglichkeit, das Fahrtenbuch als PDF-Datei abzuspeichern.
Die Technik hinter dem Fahrtenbuch
Für die elektronischen Fahrtenbücher kommt modernste GPS-Technik zum Einsatz. Die Ortungsboxen wählen sich über hochwertige SIM-Karten jeweils in das beste Netz ein und übermitteln die Kilometerzahlen und Standorte zuverlässig. Wir installieren die notwendigen Geräte in Ihren Fahrzeugen und erklären Ihnen die Nutzung. Die übertragenen Daten werden auf unseren sicheren Servern gespeichert und sind für Sie jederzeit und von überall her abrufbar – egal, ob Sie einen PC oder ein mobiles Endgerät nutzen.
Option 1: OBD-Stecker
Option 2: Fest eingebaute Box
Ihre Vorteile im Überblick
Zeitersparnis durch automatische Datensicherung
Einfache Trennung von dienstlich und Privat
Zufriedenes Finanzamt
Arbeitsabläufe im Fuhrpark optimieren und Zeit sparen
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Top-FAQ zum elektronischen Fahrtenbuch
Ist ein Fahrtenbuch Pflicht?
Nein, grundsätzlich muss niemand ein Fahrtenbuch führen. Allerdings können Unternehmer ihre Mitarbeiter aus steuerlichen Gründen dazu anweisen. Wer mehrere schwerwiegende Verstöße gegen die Straßenverkehrsordnung begangen hat, kann es zudem von den zuständigen Behörden auferlegt bekommen, ein Fahrtenbuch zu führen. Elektronische Fahrtenbücher sind immer unkomplizierter und mit weniger Zeitaufwand zu führen als solche, in denen händische Eintragungen nötig werden.
Was unterscheidet einen Dienstwagen von einem Poolfahrzeug?
Dienstwagen werden in der Regel nur von jeweils einer Person genutzt, und das auch für Privatfahrten. Poolfahrzeuge hingegen sind meist nur für Dienstfahrten gedacht, und es können mehrere Fahrer ein Fahrzeug im Wechsel benutzen. Datenschutzrechtlich gibt es hier unterschiedliche Anforderungen, denen unser elektronisches Fahrtenbuch aber gerecht wird. Steht der Schalter auf „privat“, kann das Fahrzeug nicht geortet werden, und es werden weder Start- noch Zieladressen angezeigt.
Muss ich die Daten aus dem elektronischen Fahrtenbuch übertragen?
Nein, das ist nicht notwendig: Die gesammelten Daten werden direkt an die Cloud übertragen, wo sie dezentral gespeichert werden. Eine weitere Übertragung, die Sie selbst von der Box auf ein Speichergerät vornehmen, ist nicht nötig. Sie haben allerdings die Möglichkeit, die Daten aus der Cloud herunterzuladen, sie zu speichern und sie bei Bedarf auszudrucken, wenn Sie sie einreichen oder weiter damit arbeiten möchten.
Wie kann ich mit CARMADA auf das elektronische Fahrtenbuch zugreifen?
Sie müssen sich nur mit Ihren Benutzerdaten in das CARMADA-System einloggen. Dann haben Sie Zugriff auf alle Fahrtenbücher. Da es sich um eine Cloudbasierte Software handelt können Sie von überall darauf zugreifen. Ob Sie unterwegs sind und Ihr Tablet nutzen oder ob Sie im Büro am PC sitzen – Sie haben jederzeit Zugriff auf Ihren Account. Das ist vor allem für die Fahrer komfortabel, die nach jeder Fahrt mit wenigen Klicks die notwendigen Informationen hinzufügen können.
Erkennt das Finanzamt das elektronische Fahrtenbuch an?
Ja – und zwar wird es in der Regel weniger häufig beanstandet als händisch geführte Fahrtenbücher. Die Aufzeichnungen umfassen alle notwendigen Daten, sind vollständig und fehlerfrei. Daher freuen sich Finanzbeamte, wenn sie die automatisch erhobenen Daten übermittelt bekommen – sie erfordern weit weniger Prüfung als die händisch geführten Fahrtenbücher, in denen häufiger Unstimmigkeiten auftreten und die daher zu Rückfragen und Verzögerungen führen.
