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Halterhaftung wasserdicht regeln

Manche Dinge brauchen einfach die Schriftform. Dazu gehört auch der Dienstwagenüberlassungsvertrag. Mit jedem Mitarbeiter, der im Fuhrpark einen Firmenwagen nutzt, sollte das Fuhrparkmanagement deshalb vorab fixieren, welche Rechte und Pflichten für die Nutzung gelten. Schon alleine, um die Halterhaftung wasserdicht zu regeln und um sicher zu gehen, dass der Wagen so pfleglich wie ein privates Auto behandelt wird. Grundsätzlich gilt nämlich: Wenn bestimmte Dinge nicht geregelt sind, hat meist der Arbeitgeber das Nachsehen – und es kommt außerdem schnell zu Streit.

Alle Details auflisten

Eigentlich selbstverständlich, aber damit es auch garantiert nicht vergessen wird: das Fahrzeug, das überlassen wird, sollten Sie genau mit allen Details wie Kennzeichen, Marke oder Fahrgestellnummer benennen und auch die beteiligten Vertragspartner auflisten.

Auch diese Details vermeiden Ärger: 

Wer darf den Wagen nutzen?

Im Normalfall wird vor allem der betreffende Mitarbeiter den Dienstwagen nutzen und das auch maßgeblich für Dienstfahrten. Wenn das ohne Ausnahme gelten soll, muss das unbedingt notiert werden. Gestattet die Firma wiederum private Fahrten, sollte schriftlich der Umfang bis hin zu möglichen Urlaubsfahrten fixiert werden. Auch wichtig: Dürfen z.B. Familienmitglieder des Mitarbeiters hinters Steuer? Sie können etwa festlegen, dass dies nur Lebens- oder Ehepartnern erlaubt ist und bei Kindern generell kein Führerschein auf Probe vorliegen darf.

Apropos: Die Führerscheinkontrolle ist ebenfalls ein wichtiger Punkt. Die muss in dem Fall dem Hauptnutzer auferlegt werden, damit bei der Halterhaftung für das Fuhrparkmanagement keine Probleme entstehen. Wenn jemand, der laut Vertrag nicht dazu berechtigt ist, mit dem Fahrzeug beispielsweise einen Unfall baut, muss der Dienstwagenberechtigte für alle Schäden haften.

Welche Rechte und Pflichten gelten?

Beide Vertragspartner haben gewisse Pflichten. So muss der Arbeitnehmer normalerweise die anfallenden Steuern tragen, wenn er das Fahrzeug privat nutzt. Der Arbeitgeber wiederum ist meistens für laufende Kosten wie Reparaturen, die Inspektion oder die Pflege zuständig. All das sollte im Vertrag stehen. Und ganz wichtig: Notieren Sie, dass der Fahrer dafür Sorge zu tragen hat, dass der Wagen verkehrstauglich bleibt. Er muss also regelmäßig relevante Punkte wie Bremsen oder Reifen checken oder auf die Wartungsintervalle achten. Sinn kann außerdem gerade bei steuerlichen Gründen wie der privaten Nutzung ein Fahrtenbuch machen, zu dem der Mitarbeiter vertraglich verpflichtet wird.

Wer bezahlt den Sprit?

Die meisten Firmen geben Ihren Mitarbeitern für den Dienstwagen eine Tankkarte. Auch hierzu sind sicherheitshalber Regeln im Überlassungsvertrag nötig. Zum Beispiel: Wird nur Kraftstoff für Dienstfahrten bezahlt oder auch der für private Wege? Dass das alles nur für den überlassenen Wagen gilt, klingt zwar selbstverständlich – aber auch das muss schriftlich festgehalten werden, damit keine Schlupflöcher entstehen, die im Zweifelsfall für Streit sorgen.

Was ist bei einem Schaden zu tun?

Eine genaue Regelung zum Verhalten bei Unfällen oder wenn der Wagen gestohlen wird, ist wichtig. Dazu gehört, dass der Fahrer die Polizei holen muss und welche Schritte er bei der Versicherung und der sonstigen Schadensabwicklung in die Wege zu leiten hat. Außerdem sollte klar im Vertrag stehen, wer für welche Schäden haftet und ob es einen Selbstbehalt gibt. Der Fahrer selbst kann übrigens nur bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit voll in Regress genommen werden. Für Schäden, die bei privater Nutzung entstehen, haftet der Fahrer auch voll. 

Wann kann der Vertrag widerrufen werden?

Gerade weil ein Dienstwagen, wenn er privat genutzt wird, ein geldwerter Vorteil ist, den viele Mitarbeiter schätzen, sollte die Rückgabe des Fahrzeugs genau geregelt werden. So fordern manche Firmen ihn schon bei einer Freistellung zurück und nicht erst am letzten Arbeitstag der Kündigungsfrist. Um zu verhindern, dass Schadenersatz fällig wird, weil der Arbeitgeber dem Mitarbeiter den geldwerten Vorteil streicht, sollten die Gründe für den Widerruf der Dienstwagenüberlassung und die Details der Rückgabe genau aufgelistet werden. Unzulässig ist es in jedem Fall, wenn der Arbeitgeber den Wagen laut Vertrag „jederzeit“ widerrufen können will.