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Dienstwagen sind Arbeitsmittel

Den Wagen in Empfang nehmen, einsteigen, fertig? So unkompliziert und simpel sollte es im Prinzip zugehen, wenn das Fuhrparkmanagement Mitarbeitern ein Fahrzeug überlässt. Damit aber alle Beteiligten auch rechtlich abgesichert sind, sollten Sie das Arbeitsschutzgesetz und die Unfallverhütungs-Vorschriften (UVV) im Blick haben. Die sind nämlich grundsätzlich auch bei der Übergabe eines Firmenfahrzeugs zu beachten.

Das klingt zunächst einmal bürokratisch, ist aber wichtig, weil die UVV genaue Angaben machen, was vom Fuhrpark-Manager beachtet werden muss. Zu den Pflichten des Unternehmens gehört es nämlich auch, den Mitarbeiter am Arbeitsplatz im Sinne des Arbeits- und Gesundheitsschutzes richtig zu unterweisen – und auch ein Dienstfahrzeug gilt als Arbeitsmittel.

Jährliche Unterweisung ist Pflicht

Wichtig ist hier zum einen, dass der Dienstwagen vor der Übergabe eine UVV-Prüfung hinter sich hat und Sie deren Ergebnis immer schriftlich parat haben. Auch wenn der Fahrer dann den Wagen vor der ersten Fahrt abholt, sollten Sie ebenso gründlich protokollieren, was gemacht wird und dass die UVV eingehalten wurden.

Bitte beachten: Eine Einweisung für alle Zeiten reicht hier keineswegs. Sowohl die UVV-Prüfung, die checkt, ob das Fahrzeug betriebssicher ist, als auch die Fahrerunterweisung nach UVV  – die übrigens streng von der Ersteinweisung zu trennen ist – müssen jährlich wiederholt werden. Grundlage dieser im Fuhrparkmanagement so wichtigen UVV ist die „DGUV (Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung) Vorschrift 70 – Fahrzeuge“.

Keine Fahrzeugübergabe ohne Protokoll

Beim Mietwagen ist es für jeden selbstverständlich – und auch bei der Dienstwagenübergabe ist ein ordentliches und von allen Beteiligten unterzeichnetes Protokoll sinnvoll. Darin sollten alle Angaben zu Fahrzeug und beteiligten Personen erfasst werden.

Diese Angaben gehören in das Übergabeprotokoll:

Mit dem Führerschein beginnen

Klingt lapidar, ist aber Pflicht: Der Fuhrparkmanager muss sich in jedem Fall vor der Übergabe den Führerschein des Mitarbeiters zeigen lassen, um seinen Pflichten bei der Halterhaftung nachzukommen.  Auch hier gilt es, das Prozedere regelmäßig zu wiederholen, um festzustellen, ob die Fahrerlaubnis in der Zwischenzeit nicht entzogen wurde. Wenn der Mitarbeiter keinen festen Dienstwagen nutzt und das auch nur sporadisch, ist es zu empfehlen, dass die Kontrolle bei jeder Übergabe erfolgt.

Anschließend sollte ihm erklärt werden, wie er das Fahrzeug bedient und welche Besonderheiten Technik und Ausstattung haben. Eine Ersteinweisung, wenn der Mitarbeiter das Fahrzeug zum ersten Mal übernimmt, ist sowieso vorgeschrieben. Doch Achtung: Sie können hier nicht auf eine rein elektronische Form zurückgreifen. Sinn macht es grundsätzlich auch, zusätzlich eine Art Handbuch ins Auto zu legen, in dem die wichtigsten Punkte und Funktionen noch einmal nachgelesen werden können.

Den Fahrer das Fahrzeug überprüfen lassen

Doch nicht nur der Fuhrpark-Manager ist in der Pflicht, zu überprüfen, dass sich das Fahrzeug in einem betriebssicheren Zustand befindet. Sie sollten den Mitarbeiter bei der Übergabe immer darauf hinweisen, dass er das Fahrzeug vor jeder Fahrt in Augenschein nimmt und auf Mängel achtet. Angefangen bei äußeren Schäden über den Ölstand bis hin zur Ladungssicherung und dem Anschnallen hat der Fahrer hier ebenfalls auf einige Dinge zu achten. Besiegelt wird die Unterweisung bei der Übergabe des Dienstwagens am Ende mit der Unterschrift des Mitarbeiters, so kann der Fuhrparkleiter jederzeit belegen, dass alles ordnungsgemäß ablief.

Foto: imago images / Panthermedia / Wavebreakmedia Micro