Durch ein digital und elektronisch gesteuertes System wie Carmada lässt sich die Poolfahrzeugbuchung innerhalb des Unternehmens deutlich vereinfachen.

Alle berechtigten Mitarbeiter haben Zugriff auf das digitale Buchungsformular und können so selbstständig die Buchung vom Poolfahrzeug vornehmen.

Mit den folgenden Informationen möchten wir Ihnen die wichtigsten Stationen der Poolfahrzeugbuchung bis zur erfolgreichen Poolfahrzeug-Vergabe kurz erklären.

Alle berechtigten Fahrer, erhalten eine Einladung per E-Mail zur Nutzung des Fahrer-Self Services / Fahrerbereichs.

Per Klick auf den Textlink Zum Fahrer Online-Service werden Sie in den Fahrerbereich weitergeleitet:

Mit dem Klick auf die Schaltfläche Poolfahrzeug buchen werden Sie auf das Poolfahrzeugreservierungs-Formular weitergeleitet.

Unter Fahrer werden die folgenden Einträge aus dem Carmada-System übernommen (soweit diese vorleigen) und sind nicht editierbar:

• Fahrername
• E-Mail Vorgesetzte(r)
• Mobilnummer

Das Feld Anzahl Mitfahrer ist optional, aber die Angabe hilft dem Fuhrpark ein passendes Fahrzeug auszuwählen.

Die Felder unter Fahrt sind Pflichtfelder ohne die das Formular nicht versendet wird. Bitte achten Sie bei der Befüllung der Felder auch die Tooltipps unter den Ausrufungszeichen, die Ihnen bei der Auswahl unterstützen.

Unter Leihe geben Sie bitte das Datum und die Uhrzeit für die Übernahme des Poolfahrzeugs an und wählen Sie mit Hilfe des Drop-Down Feldes Poolfahrzeugstandort den Annahmeort aus.

Der Polfahrzeugstandort ist auch immer gleich der Abgabeort und wird automatisch vom System übernommen.
Die Ortsangaben werden beim Poolfahrzeugstandort und Abgabeort automatisch vom System eingetragen, solange die Angaben vom Fuhrparkverantwortlichen in Carmada hinterlegt worden sind.

Im Feld Bemerkungen kann optional der Buchungsanfrage ein Kommentar hinzugefügt werden, um beispielsweise wichtige Angaben zu der Reservierung zu hinterlegen. Das hilft in vielen Fällen die Kommunikation mit den Kollegen aus dem Fuhrpark effizienter zu gestalten.  

Wenn alle Angaben vollständig sind, senden Sie die Buchungsanfrage per Klick auf den Button Speichern.  

Im Anschluss wird Ihnen vom Carmada-System einen Hinweis angezeigt, dass die Anfrage erfolgreich war. Zusätzlich erhalten Sie eine E-Mail von Carmada mit dem Betreff Poolwagen – Buchungsanfrage erhalten und den folgenden Angaben:

• Aktueller Status: Angefragt
• Poolwagen-Buchungs-ID
• Link zum Storno der Reservierung

Hinweis:
Diese Mail wurde automatisch generiert. Bitte wenden Sie sich bei Rückfragen direkt an den zuständigen Fuhrpark Mitarbeiter

Je nach Vorgaben Ihres Fuhrparks und Einstellungen in Carmada werden evtl. die folgenden Voraussetzungen geprüft:

• Liegt die letzte digitale Führerscheinkontrolle noch im Intervall
  Falls nicht, erhalten Sie eine Aufforderung zur Führerscheinkontrolle per E-Mail
  
• Liegt die letzte Fahrerunterweisung per E-Learning noch im Intervall
  Falls nicht, erhalten Sie eine Aufforderung zur Fahrer-UVV per E-Mail

Sind diese Voraussetzungen erfüllt oder sollen diese nach Einstellungen des Fuhrparks keine Berücksichtigung finden, wird im Anschluss folgendes geprüft:

• Fahrzeugverfügbarkeit im gewünschten Zeitraum

Option A:
Nein, dann erhalten Sie eine E-Mail mit dem Betreff Poolwagen – Storno – Kein Fahrzeug verfügbar

Option B:
Ja, dann erhalten Sie eine Buchungsbestätigung per E-Mail mit dem Betreff Poolwagen – Bestätigung
Je nach Vorgaben Ihres Fuhrparks erhalten Sie die Schlüssel für das Poolfahrzeugs zum Buchungs-Start unter Angabe der Poolwagen-Buchungs-ID, die Sie der Buchungsbestätigung per E-Mail entnehmen können.

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